Pour assurer la réussite de son événement, Julie, chargée de projet événementiel au sein de l’agence Hypee Communication, se munie de plusieurs outils. Aujourd’hui, elle vous répertorie au travers de cette interview, les dispositifs dont elle ne peut se passer.

1. Lorsque tu travailles sur un projet, quelle est la première chose que tu mets en place ?

Le cahier des charges ! C’est un dossier que j’utilise dans le cadre du développement de mon projet pour formaliser les besoins, définir les livrables et les contraintes de l’événement en question. Ce document m’est utile pour m’assurer de répondre à toutes les attentes et les besoins de mon client.

 

2. Comment t’organise-tu pour ne rater aucune étape dans ton projet ?

Je mets en place un planning ! Généralement il se compose en trois parties : avant l’événement, pendant l’événement (accompagné d’une feuille de route) et après l’événement. Pour moi, c’est indispensable pour maîtriser chaque phase du projet. Soit la planification des tâches et du calendrier, le suivi des deadlines, le montage, etc.

3. Au niveau du budget, comment fais-tu pour t’organiser ?

J’établie un budget prévisionnel, c’est indispensable ! Avant de le réaliser, je définie les différents indicateurs et les objectifs à partir du cahier des charges. Après, je crée un fichier Excel en ajoutant les montants HT et les prestataires contactés. Si je peux donner un conseil, c’est de toujours prévoir une enveloppe « risques & imprévus » afin d’anticiper tous les aléas de l’événementiel. Il faut aussi savoir que les ressources financières vont avoir un grand impact sur nos choix et qu’un petit budget peut nous faire redoubler de créativité.

 

4. Quel est l’outil dont tu ne peux te passer ?

Ça va être très original, mais je dirais mon téléphone ! Je dois constamment garder un contact avec les clients mais aussi gérer l’organisation avec les prestataires pour mener à bien le projet événementiel.

 

5. Et quand tu travailles sur plusieurs événements, tu ne te perds pas dans tous les messages ?

Le secret pour ne pas être perdu c’est d’avoir une messagerie bien organiser ! C’est vrai que je vais être amener à être en contact avec beaucoup de professionnels du secteur. Donc j’organise ma messagerie par dossier et tags pour aller à l’essentiel. Mon astuce, c’est de créer des dossiers par clients ou par événements puis de créer des sous-dossiers avec les différents éléments de l’organisation.

 

Voilà, grâce à Julie, vous savez maintenant ce dont vous avez obligatoirement besoin dans le métier. Avec les astuces de Julie, vous avez maintenant tous les éléments pour mener à bien votre événements !