Vous souhaitez organiser une fête mémorable pour les 30 ans de mariage de vos parents ? Votre BFF vous a demandé de l’aider dans l’organisation de son premier vernissage ? Vous voulez faire plaisir à votre partenaire à l’occasion d’un anniversaire surprise ? Votre boss vous a missionné d’organiser un salon thème « fête foraine » pour les employés de votre entreprise ? MAIS…. Vous ne savez pas par où commencer ni quoi faire pour que votre événement marque les esprits ? Pas de panique, nous allons vous donner dans cet article tous les tips pour un évènement réussi !
1. Rétro-planning et budget : tout commence par la !
Pour ne pas être perdu ou déjà en banqueroute avant même d’avoir commencé l’organisation de votre événement, il vous faudra établir un rétro-planning et un budget prévisionnel. Il permettra d’avoir la visibilité nécessaire sur toutes les étapes à franchir avant que mamie s’enjaille sur la piste de danse, et s’assurer de leur bon déroulement.
Ce rétro-planning vous permettra notamment de :
– Définir le nombre de personnes qu’il vous faudra convaincre à rejoindre votre équipe dans ce fou projet et déterminer les rôles de chacun
– Trouver le lieu idyllique qui collera parfaitement au thème licorne de votre événement
– Réfléchir à vos outils de communication pour que votre event fasse un max de bruit !
– Réaliser un benchmark de tous les prestataires et/ou partenaires qui pourraient vous accompagner et vous proposer des services de qualité !
– Divertir vos invités : buffet, groupe musical, activités à thème ou tournée de serviettes !
– Vigilance mesdames messieurs ! Du test d’alcoolémie à la clause d’annulation pour cause de nouveau virus mutant, faites-en sortes que vos convives festoient dans la joie et la bonne humeur mais en toute sécurité !
2. Qu’on entende parler de vous par une comm’ explosive !
Il est temps maintenant de promouvoir votre événement, d’attirer le public et de faire un maximum de bruit !
Envoi d’invitations personnalisées, création d’une billetterie, communiqué de presse, utilisation des réseaux sociaux, invitation de la crème des influenceurs, visuels colorés et tape à l’œil, affichages dans les supermarchés, #hashtagexcentrique, à vous de choisir les outils de communication qui vous permettront de rameuter le plus de monde !
3. Ne négligez pas vos prestataires et vos partenaires, ils vous le rendront bien !
Il vous faudra sans aucun doute vous appuyer sur des corps de métier qualifiés pour gérer les tâches que vous ne pouvez pas assumer ! Non par faute d’envie, mais impossible d’être à la fois au four et au moulin !
– Trouver la meilleure solution pour remplir la panse de vos invités : traiteur, restaurateur, entreprise indépendante ? Envie de raclette ou de rainbow cake ?
– Trouver le meilleur technicien pour assurer le son, la musique et la lumière tout au long de votre soirée endiablée !
– Trouver cette perle rare qui n’arrête jamais de sourire pour accueillir vos invités, s’occuper de la billetterie, des invitations et des accréditations
– Qui sera le James Bond de la soirée pour garantir la sécurité de tous ?
4. Jour J : c’est le moment de tout déchirer !
Vous avez briefé vos équipiers sur leurs missions lors de l’événement ? Vos partenaires et vos prestataires sont dans les délais et savent ce qu’ils doivent faire ? Vos invités savent où se rendre et comment ? C’est le moment de se jeter dans le grand bain, de souffler et d’essayer de profiter malgré les imprévus qui peuvent survenir à tout moment !
Et on n’oublie pas à la fin de l’événement de faire un petit état des lieux sur son déroulé, si jamais l’envie vous prend de réorganiser un événement de cette ampleur, pour connaître les points forts, les points positifs mais aussi les couacs et les améliorations à apporter.
Et maintenant… à vous de jouer ! Ou faites appel à notre équipe événementielle Hypee Events pour l’organisation de vos événements !
