Pour mener à bien votre événement, il est fortement recommandé d’utiliser des outils collaboratifs liés au Cloud. Cela vous permettra de mieux communiquer en interne avec votre équipe et de répartir les tâches plus efficacement. Dans cet article, nous vous proposons plusieurs outils intuitifs et collaboratifs.
1. Outil de gestion de projets : ConceptBoard
Pour gérer vos projets en équipe, il s’agit de trouver une solution pour remplacer les longues réunions en face-à-face. L’outil Conceptboard vous propose un tableau sur lequel on peut interagir avec vos collaborateurs facilement. On peut y ajouter du contenu visuel et les utilisateurs peuvent suivre nos projets, les commenter, faire des suggestions ou consulter toutes les versions de chaque document téléchargé sur la plateforme.
2. Outil de stockage : Google Drive
Pour stocker et travailler entre chefs de projets événementiels, il est fortement recommandé d’utiliser un outil de stockage de données comme Google Drive. Grâce à un compte Google, vous pourrez bénéficier d’un espace de stockage numérique, collaborer et également travailler en ligne en créant des présentations, des documents et des tableaux. Tous ces documents sont facilement partageables avec vos collaborateurs et vous permettra à chacun de travailler en temps réel sur un même document.
3. Plateforme de communication : Slack
Pour faciliter la communication au sein des équipes et des projets, le meilleur outil collaboratif est Slack. Il permet de rassembler toutes les communications des collaborateurs, de segmenter les discussions en channels. Puis de définir les droits d’accès de chacun à ces channels. Vous pouvez discuter en privé et toutes les conversations sont instantanées. L’avantage de Slack c’est aussi la possibilité d’intégrer des applications digitales web que l’on utilise déjà au sein de notre structure (comme Trello, Giphy, etc). Et Slack est accessible depuis notre navigateur, depuis notre téléphone (app) ou depuis une app-web sur notre ordinateur.
Nous avons établi l’ensemble des outils indispensables pour mener à bien un projet événementiel. Dans notre agence à Cannes & à Paris, nous utilisons ces outils pour faciliter la gestion de projets des équipes, et on peut vous le certifier : ces outils sont intuitifs et faciles à prendre en main. Alors si vous ne les avez pas encore adopté, c’est le moment de se lancer !
Source : Codeur ; Moon Event ; MediaPost
