Organiser sa communication ne se résume pas à simplement rédiger des publications en espérant obtenir des retombées. Il faut réfléchir en amont à différentes étapes de conception pour établir la stratégie qui permettra de réaliser vos objectifs. Prendre le temps de concevoir ces actions vous fera gagner du temps le jour-J et vous permettra d’adapter vos communications en fonction des retours que vous percevrez de votre public. Dans cet article, Hypee Events vous propose un condensé des différentes actions à mener pour réussir votre plan de communication événementiel.
1. Analyser le contexte
Vous souhaitez promouvoir un nouveau produit ? Sensibiliser votre cible à une cause ? Mettre en avant l’un de vos services ? Pour comprendre les enjeux de votre événement, il vous faut analyser le contexte dans lequel évolue votre entreprise. Il faut connaître vos points forts par rapport à la concurrence, dans le but de déterminer les objectifs que vous souhaitez réaliser.
2. Définir les cibles
Comme pour tous plans de communication et pour un événement réussi, il est primordial de déterminer qui sont les cibles principales de votre rencontre. Pour cela, il convient de se poser certaines questions afin d’adapter votre communication. Vous souhaitez communiquer à destination de qui ? Quelles sont les attentes et les habitudes de votre cible pour vous aider à l’atteindre ? Différents critères peuvent vous aider à déterminer la cible : critères d’appartenance sociale, catégories socioprofessionnelles et critères géographiques.
3. Déterminer le message
Pour obtenir une action positive de la part de votre cible, il faut que le message de votre événement soit accrocheur, qu’il retienne l’attention et fasse réagir. Il doit permettre en quelques informations de répondre à différentes questions : Qui est l’organisateur? De quoi s’agit-il? Pour qui l’événement est-il organisé ? Quel est le lieu ? Quand se déroule l’événement ? et quelles sont les modalités et l’agenda de la rencontre?
4. Sélectionner les médias
Il existe une multiplicité de supports : la dossier de présentation de l’événement, le dossier de presse et la conférence de presse, et de médias : la presse, la radio, le site internet ou encore les réseaux sociaux. Il vous faut donc déterminer les canaux de diffusion pertinents qui toucheront votre public cible. Par exemple, si votre cible est jeune, il n’y a pas ou peu d’intérêt à communiquer dans la presse quotidienne.
5. Concevoir l’identité visuelle
Pour être reconnaissable auprès de votre cible, concevoir une image pertinente et percutante peut développer vos chances d’avoir une visibilité sur le long terme. Il s’agit ici de créer une identité visuelle à votre événement. Celle-ci sera déclinée sur toutes vos communications.
6. Rédiger le dossier de presse
Ce document est primordiale dans l’élaboration de votre plan de communication événementiel. Il permet aux journalistes de disposer de tous les éléments nécessaires à la rédaction d’un article ou à la préparation de son interview pour promouvoir votre événement. Il doit être décliné pour permettre à la fois une lecture rapide et une autre plus approfondie si besoin.
7. Organiser la conférence de presse
L’objectif est d’inviter les médias pour qu’ils communiquent les informations à propos de votre événement. Une base de données de ces médias susceptibles d’être intéressée doit être réalisée en amont. Elle devra être régulièrement mise à jour, vous pouvez pour cela travailler en collaboration avec une agence de relations presses et/ou de relations publiques. Prenez l’initiative d’anticiper les questions que les journalistes pourraient poser. Le dossier de presse pourra être un bon élément à distribuer lors de cette rencontre. Vous pouvez organiser cette conférence de presse sous forme de petit déjeuner de presse, afin de donner un esprit plus convivial.
8. Programmer les réseaux sociaux
Encore une fois, vous n’avez pas besoin d’être présent sur tous les réseaux sociaux. Choisissez les plateformes qui sont le plus susceptibles de toucher votre cible. Facebook et Twitter sont les réseaux sociaux qui fonctionnent le mieux aujourd’hui. Ils permettent une communication pertinente à moindre coût tout en touchant un large public. Pour annoncer un événement, l’organisateur doit préparer une véritable stratégie de contenus et construire une relation durable avec les «fans». La première étape est de créer une page sur Facebook. La page Facebook sera mentionnée dans les différents documents de communication. La page devra être interactive, être actualisée régulièrement et la communication doit être planifiée dans le temps.
9. Concevoir la newsletter
Les lettres d’information régulières permettent de tenir votre cible informée, que ce soit les participants déjà engagés ou ceux que vous devez encore convaincre. Pour les tenir en haleine, vos messages doivent être autant que possible simples, courts et épurés. Vous pouvez communiquer sur des changements de dates, des changements d’artistes pour un festival, de nouvelles réglementations liées au Covid-19 par exemple.
10. Dresser le bilan et les résultats
Pour s’assurer que l’événement est une réussite, il vous faut établir le bilan entre vos actions menées et les retours que vous avez obtenus. Ce bilan vous permettra d’établir les actions à renouveler lors de votre prochaine édition ou celles qui ne sont pas encore au point. Pour cela vous pouvez effectuer un sondage auprès de votre cible, qui vous donnera un point de vue précis des ajustements à effectuer.
Cet article énonce les différentes actions à mettre en place, le mieux est tout de même de vous faire accompagner par une agence événementielle. Notre expertise nous permet de connaître en détail les spécificités d’un plan de communication événementiel nécessaire pour le développement de l’identité de vos projets. Au-delà des actions de cet article, nous garantissons un accompagnement minutieux, des activations innovantes, une communication pertinente, un événement viral et des résultats concluants.