Le rétroplanning est la clé de la réussite d’un événement ! Outil de montage d’un projet, il rassemble toutes les tâches nécessaires à la bonne réalisation de celui-ci. Qu’il soit événementiel ou non, il s’adapte à tous types de projets. Aujourd’hui nous allons découvrir en 5 étapes comment réaliser un rétroplanning efficace.

1. Rassembler les informations clés à mettre dans son rétroplanning !

Pour constituer un rétroplanning limpide il est essentiel d’établir une date de début et de fin de projet. Cette première étape va vous permettre de le temporaliser. Ensuite, vous pouvez lister les différentes tâches que vous devez réaliser et les rassembler dans 3 grands thèmes.

Cette première étape est essentielle car elle permet de créer les fondations du rétroplanning.

 

2. Constituer un ordre chronologique !

Une fois les différentes informations rassemblées et regroupées par thématiques, la deuxième étape peut commencer. Il faut maintenant estimer le temps pour chacune des tâches et leur ordre de priorité. Ainsi, vous pourrez les organiser de façon optimale en identifiant directement les urgences.

 

3. Établir un code couleur dans son rétroplanning !

Pour avoir l’esprit clair, rien de mieux que d’organiser votre rétroplanning avec un code couleur qui se doit être rapidement compréhensible. Vous pouvez répartir les couleurs en fonction des différents thèmes, de l’avancée d’une tâche… Par exemple vert lorsqu’elle est terminée, orange en cours et rouge pas encore commencée.

 

4. Anticiper !

L’anticipation est capitale ! Ainsi, il est nécessaire de prévoir une marge de manœuvre car il y a – quasiment – toujours des imprévus : vous serez alors apte à affronter les éventuels contretemps.

 

5. Mettre à jour son rétroplanning !

Enfin, la dernière étape est une étape très importante dans le suivi de votre projet. Les dates peuvent changer, des tâches peuvent se rajouter, afin de ne pas se perdre dans le projet n’oubliez pas de mettre à jour votre rétroplanning.

 

Ces 5 étapes vont vous permettre de vous organiser, car nous le savons bien, travailler sur plusieurs projets en agence de communication requiert une organisation optimale !